Prestatie-inkoop is een aanbestedingsvorm waarbij de opdrachtgever niet precies voorschrijft wat hij wil, maar een ingekaderde behoefte met doelstellingen gebruikt. De leverancier is tijdens dit traject de expert en hij weet het beste hoe hij een bepaald probleem kan oplossen binnen de grenzen van hun mogelijkheden. De opdrachtgever heeft juist als taak om los te laten en te vertrouwen op de kennis en kunde van de leverancier.

De leverancier neemt in deze dus de verantwoordelijkheid, verstrekt dominante informatie en is transparant over de realisatie van zijn prestaties. Maar wat doe je nou als de prestatie van de leverancier in de uitvoering geen oplossing voor het probleem blijkt te zijn?

Prestaties verifiëren

Bij samenwerken op basis van de prestatie-inkoop filosofie koopt de opdrachtgever een plan van aanpak (PvA) van de opdrachtnemer. Van dit PvA hebben beide partijen in de concretiseringsfase vastgesteld dat deze in staat is om te komen tot invulling van de projectdoelstellingen.

Dus één van de manieren om te voorkomen dat prestaties van een expert uiteindelijk niet bijdragen aan het oplossen van een probleem, is het verifiëren van deze prestaties. Aan de hand van dominante informatie dien je als opdrachtgever de prestaties van de leverancier te verifiëren tijdens de concretiseringsfase. De opdrachtgever gaat hier dus de (technische) diepte in welke ligt binnen de invloedssfeer van de opdrachtnemer.

Risicomanagement

Een vraag die begint met ‘Ja maar, wat als…’ is een goede vraag om te stellen als opdrachtgever. Hoe weet de leverancier dat hij zijn eigen risico’s onder controle heeft? Hoe weet de leverancier nu zo zeker dat zijn oplossing mogelijk is? Als de leverancier bijvoorbeeld zegt ‘Ik heb rekening gehouden met een staalprijs van € 50 per meter’, hoe weet je als opdrachtgever nu dat dit een goed uitgangspunt is? Wat gebeurt er als de prijs verandert of de beschikbaarheid een ‘ding’ wordt?

Een expert-leverancier dient antwoord te hebben op dit soort vragen en scenario’s. Dit maakt hem zo goed mogelijk voorbereid op de uitvoeringsfase en maakt het dat er zo min mogelijk verrassingen (onvoorziene gebeurtenissen) kunnen gebeuren.

Opnemen in zorgendossier

Het beste doe je eraan om dergelijke vragen en antwoorden op te nemen in het zogenaamde ‘zorgendossier’. Hierin neem je de vraag (zorg) op, het antwoord en de datum. Dit dossier wordt vervolgens onderdeel van het contract. Zo kun je van beide kanten in de uitvoeringsfase beter vaststellen wanneer een gebeurtenis echt onvoorzien was.

Bijstellen van prestaties

Blijkt tijdens de uitvoeringsfase dat de te leveren prestaties bijgesteld moeten worden, dan is dat een onvoorziene gebeurtenis. De informatie uit de concretiseringsfase helpt daarbij om dit aan te tonen. Een tweede aspect wat kan helpen is door aan te tonen dat zaken nog ‘nooit’ eerder zijn voorgekomen in de markt. Je hebt hier wel aantoonbare feiten nodig om aan te kunnen tonen dat je als opdrachtnemer zaken niet hebt kunnen voorzien.

Wie betaalt?

Extra kosten of uitloop is natuurlijk iets wat we altijd proberen te voorkomen. Niemand vind het fijn om extra geld te vragen. Mocht het zo zijn dat de feiten aantonen dat zaken die zich voordoen onvoorzien zijn (dus ook al betreft het de prestatie van de leverancier) dan zijn de consequenties in geld, tijd en/of productaanpassing uiteindelijk voor de opdrachtgever. Goede verificatie van de prestatie en de risico’s en het stellen van ‘wat als’-vragen zijn goede zaken om dit zoveel mogelijk te voorkomen.